Cómo usar Google Docs para sacarle el máximo provecho - Digital Trends Español (2024)

Google Docs es un producto basado en la nube que ofrece todo lo que necesitas para crear, editar y compartir documentos, con la ventaja adicional de que puedes trabajar todo en línea desde donde te encuentres. En esta guía te explicamos cómo usar Google Docs con algunos pasos sencillos; en poco tiempo serás un experto.

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Paso 1: configura tu cuenta de Google

Para usar Google Docs lo primero que debes hacer es crear una cuenta de Google. Es importante que tengas en cuenta que este registro es completamente gratuito y no solo te brinda acceso a Google Docs, sino también a Gmail, Google Maps y YouTube, así como a todo el paquete de Drive.

Para crear una cuenta de Google, dirígete a la página de registro. Ingresa tu información, incluyendo tu nombre, dirección de correo electrónico y fecha de nacimiento, y luego haz clic en Siguiente paso. Lee la Política de privacidad y los Términos del servicio, marca Acepto y ¡listo! Ahora tienes una cuenta de Google. Si ya tienes una cuenta, simplemente inicia sesión como lo harías normalmente.

Paso 2: accede a Google Docs

Hay varias formas de acceder a Google Docs, dependiendo de tu dispositivo. Puedes descargar la aplicación desde App Store o Google Play, o hacer clic en el ícono de aplicaciones, que se encuentra en la esquina superior derecha de la página principal de Google (representada por nueve cuadrados). Luego, debe hacer clic en el botón Documentos (es posible que deba hacer clic en Más en el menú emergente para verlo).

Alternativamente, puedes navegar a Google Drive y seleccionar Documentos en el menú Mi unidad, ubicado en la parte superior, o seleccionar Documentos después de hacer clic en Nuevo, en el lado derecho de la página. La última opción es navegar directamente a Google Docs. Una vez que hayas lanzado la aplicación web, estarás listo para crear un documento.

Paso 3: crea un documento

Para crear un nuevo documento, haz clic en la página en blanco con un signo de más multicolores en su interior, que se encuentra en la esquina superior izquierda de la página principal de Google Docs. Si no puedes encontrar este ícono, desplázate hacia abajo para que hagas click en el sígno de más en la esquina inferior derecha de tu pantalla. Una vez que hayas hecho eso, el ícono de la página en blanco antes mencionado con el signo de más multicolor aparecerá de nuevo en la parte superior de tu pantalla. Haz clic ahí para abrir un nuevo documento.

Es importante que sepas, que si estás creando un documento desde Drive y seleccionas Google Docs después de presionar Nuevo, crearás automáticamente un documento en blanco. Si haces clic en la pequeña flecha hacia la derecha, al lado de Google Docs, incluso puedes optar por crear un documento nuevo, basado en una plantilla proporcionada.

Hay una gran variedad de opciones para elegir, incluyendo currículums, cartas de negocios y una selección de plantillas de terceros. Por si fuera poco, puedes hasta cargar un archivo .doc o .docx existente en tu unidad, haciendo clic en Nuevo, seguido de Carga de archivos.

Paso 4: comienza a trabajar

Una vez que hayas creado un documento, puedes empezar a poner “manos a la obra”. Haz clic en el botón documento sin título, ubicado en la esquina superior izquierda, para agregar un título a tu documento. También puedes ajustar el tipo de fuente, el tamaño del texto y muchas otras cosas más, a través de la barra de herramientas, que se encuentra en la parte superior de la página. Si no puedes ver tu título o la barra del menú, esas opciones pueden estar ocultas. Si ese es el caso, haz clic en la flecha que apunta hacia abajo, ubicada en la esquina superior derecha para mostrarlos.

Al hacer clic en los tres puntos horizontales cerca del lado derecho de la página, aparecerán algunas opciones de formato adicionales. Si no puedes ver tu título o la barra de menú en la parte superior de la página, probablemente significa que las opciones estar ocultas. Si ese es el caso, haz clic en la flecha hacia abajo, ubicada en la esquina superior derecha para mostrarlos.

Debido a que estás trabajando dentro de tu navegador, cualquier cambio realizado en tu documento se guardará automáticamente. Si observas a la derecha de la opción Ayuda, ubicada en la parte superior de la pantalla, debe visualizar Guardar o Todos los cambios guardados en Drive. Espera a que aparezca el segundo mensaje antes de salir, solo para asegurarte de que todo tu trabajo se haya guardado correctamente.

Para mostrar el Historial del documento, simplemente haz clic en Guardar o en Todos los cambios guardados en Drive, lo que le permitirá revisar los cambios que hayas realizado.

Cómo compartir tus documentos

Para compartir tus documentos con otras personas, haz clic en el botón azul Compartir, ubicado en la esquina superior derecha del documento que deseas compartir. El botón se insertará entre tu imagen, suponiendo que hayas agregado una a tu cuenta de Google, y el ícono de comentarios. Después, invita a otros usuarios, ingresando sus direcciones de correo electrónico en la ventana resultante.

Las personas con las que compartes, pueden editar, ver o comentar un documento, según los permisos que les otorgues.

Esto puede cambiarse usando el menú directamente a la derecha del campo de la dirección del email una vez que hayas agregado a alguien. En este menú, puedes marcar a alguien como Visor, Comentarista o Editor.

Si quieres compartir el documento con alguien que usa algo diferente al email, haz clic en Copiar Enlace, en la parte inferior de la ventana de Compartir con Personas y Grupos. Un link se copiará en tu portapapeles. Tu documento podría ser colocado por default en un nivel restringido de privacidad. Eso quiere decir que solo las personas agregadas a tu documento pueden abrir el enlace que les enviaste. Si quieres cambiar el nivel de privacidad de tu documento para que accedan a él las personas que tienen el enlace, puedes hacerlo haciendo clic en el hyperlink Cambiar a Cualquiera con el Enlace, que se encuentra en la parte inferior de la ventana Compartir con Personas y Grupos.

Una vez que hayas hecho eso, serás llevado a una ventana que te permite copiar un enlace compartible a tu documento o a personalizar los permisos de tus documentos permitiéndote elegir qué pueden hacer las personas una vez que reciban el enlace. Puedes hacer esto yendo al menú que se encuentra a la derecha de la opción Cualquiera con el Enlace y después eligiendo Visor, Comentarista, o Editor desde el menú.

Usa las funciones de comentarios y chat

Con Google Docs, puedes observar en tiempo real, cuando otras personas realizan cambios en un documento. Al hacer clic en el botón Abrir Historial de Comentarios, tu o cualquier otra persona que esté en el documento puede iniciar una discusión sobre tu proyecto.

También puedes ver qué usuarios están mirando el documento, usando la serie de círculos ubicados a la izquierda del botón Abrir Historial de Comentarios.

De igual forma, puedes configurarlo para recibir notificaciones cuando las personas realicen cambios en el documento, o cuando alguien menciona tu nombre o interactúa con uno de tus comentarios. Esta puede ser una herramienta muy útil para colaborar con grupos grandes de personas. Si por alguna razón no deseas que los usuarios tengan la opción de agregar comentarios a un documento, también puedes cambiar el modo de edición.

Diferentes modos de edición

Aunque la opción Edición te permite realizar ediciones, Sugerir y Ver te permite proponerlas, ver o imprimir tu documento, respectivamente.

La opción Sugerir es similar a la función Control de cambios en Word, y denotará cualquier cambio realizado en el documento en verde. Esto le permite a otros usuarios aprobar o eliminar estas ediciones antes de que se conviertan en parte del documento final. Pero, si no estás utilizando el modo Sugerir, puedes ver el historial de revisiones de un documento dirigiéndote a Archivo> Historial de versiones> Ver historial de revisiones.

Prueba un tipo de documento diferente

Google Drive tiene más que ofrecer que solo documentos de texto. Slides, por ejemplo, es la versión de Microsoft PowerPoint de Google, mientras que Sheets es la versión de Microsoft Excel de la compañía.

Si bien no siempre es tan extenso como Office 365 en términos de funcionalidad, G Suite es una forma útil y conveniente de crear contenido en línea, y lo mejor es que es de uso gratuito, una vez que tengas una cuenta de Google.

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