A gestão de documentos faz parte da rotina de qualquer empresa, independentemente do nicho. No entanto, não é fácil gerenciar diversos arquivos em diferentes pastas, ainda mais quando existem muitas pessoas envolvidas nos processos. É nesse contexto que o Google Docs é um ótimo aliado. Esse editor de texto, que faz parte do Google Workspace, é intuitivo, simples e gratuito.
Ou seja, você não precisa comprar licenças ou instalar programas pesados. Ele está disponível em qualquer computador ou dispositivo ligado à internet, visto que fica totalmente na nuvem.
Com ele, a administração de documentos e conteúdos de uma empresa ganha produtividade, agilidade e colaboração.
Neste artigo, você entenderá por que o Google Docs é a ferramenta ideal para gestão de textos e arquivos de uma empresa, como ele funciona e suas vantagens. Aproveite a leitura!
O que é Google Docs?
O Google Docs é um editor de texto que faz parte de um pacote de aplicativos do Google Workspace. Nele, é possível criar e editar todo tipo de arquivo em texto, sendo automaticamente armazenado na nuvem e salvo no Google Drive dá conta com a qual se redige o documento.
Na versão simples e gratuita, ele tem 15 GB de armazenamento, além de estar interligado a outras ferramentas como:
- Gmail;
- Google Keep;
- Google Drive;
- Google Meet;
- Google Slides e outros.
Além de ser usado diretamente no navegador de qualquer computador, o aplicativo está disponível para smartphones e outros dispositivos móveis Android e iOS.
Como o Google Docs funciona?
O Google Docs é um aplicativo intuitivo e fácil. Seu layout é parecido com outros editores de textos comumente usados, facilitando seu uso para muitas pessoas.
Para acessá-lo, basta abrir sua conta no Google Drive ou Gmail e procurá-lo no canto superior direito, no menu com os aplicativos do Google Workspace.
Uma vez criado um novo documento, ele é salvo automaticamente no Google Drive e na nuvem, e lá permanece, exceto se for deletado. Com o documento aberto, o usuário pode começar a escrever, editar e compartilhar textos de qualquer lugar.
Além disso, é possível importar documentos diferentes e torná-los editáveis em arquivos de Google Docs. Isso é, arquivos em Microsoft Word ou PDF podem ser inseridos em um arquivo docs e o conteúdo se torna editável instantaneamente. Da mesma forma, o usuário pode exportar seus documentos Google Docs em formatos como docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt ou .html.
Quais são seus recursos e funcionalidades?
O Google Docs apresenta todas as funcionalidades necessárias em editores de texto. No entanto, existem alguns recursos interessantes que se destacam nessa ferramenta, como:
- digitação por voz: você pode narrar textos e o Google Docs transcreve o que é falado, criando automaticamente um texto no documento. Pode-se, inclusive, selecionar o idioma de preferência;
- correção gramatical: o Google Docs aponta automaticamente erros de digitação, gramática e concordância em diversos idiomas;
- sumário: esse recurso inteligente permite a criação de um índice em documentos extensos, por exemplo, e-books e outros que sejam divididos em muitas seções. Isso facilita a navegação para criadores e leitores, além de possibilitar personalizações, como organizar o documento em categorias;
- favoritos: essa é outra funcionalidade que simplifica a navegação. Com ela, o usuário cria links em trechos ou partes importantes do documento, possibilitando que sejam facilmente encontradas;
- modo off-line: o Google Docs fica em um sistema na nuvem e funciona com a internet, mas é possível usá-lo sem conexão WI-FI. Para isso, basta ativar a opção “tornar disponível off-line” e continuar criando e editando o documento. No entanto, as mudanças não ficam salvas na nuvem. Uma vez reestabelecida a conexão, os ajustes são salvos de forma automática.
Além dessas funcionalidades, para aprimorar o uso da ferramenta, ainda existe um imenso marketplace de extensões complementares, as add-ons, com recursos variados, como:
- identificação de plágio;
- checagem gramatical aprofundada;
- inserção de fórmulas matemáticas no documento e muito mais.
Esses recursos, oferecidos por desenvolvedores parceiros, podem ser instalados no Google Docs para potencializar as funcionalidades da ferramenta. A maioria são gratuitos, mas contém recursos pagos.
Quais são as vantagens do uso do Google Docs para empresas?
Como você pôde perceber, o Google Docs é uma ferramenta versátil e repleta de recursos úteis para o dia a dia das empresas.
Além das funções que tornam a criação e edição de textos mais fácil, ele oferece uma série de benefícios aos negócios. Confira quais são, a seguir!
Compartilhamento e edição simultânea por vários colaboradores
O Google Docs é uma excelente ferramenta de colaboração e integração. Isso porque um documento pode ser compartilhado e editado por várias pessoas em simultâneo. Dessa maneira, cada área da empresa pode redigir uma parte, fazer ajustes e deixar comentários.
A parte dos comentários, a propósito, pode virar um centro de discussões entre os envolvidos em um projeto, que podem conversar por lá e todos os detalhes ficam registrados no documento.
Isso dispensa a necessidade de intensas trocas de e-mail e garante que tudo relacionado ao documento fique registrado e centralizado no arquivo.
Histórico de edições
Você pode estar pensando que, com trabalho colaborativo e diversas pessoas alterando um mesmo arquivo, os elementos importantes podem se perder.
De fato, acidentes acontecem, mas o Google Docs oferece um histórico ilimitado de revisões e edições, possibilitando ver quem alterou o que e quando. Além de recuperar versões antigas, caso algo importante tenha sido deletado.
Restrições de permissão de acesso ao Docs
Compartilhar arquivos com o Google Docs é ainda mais fácil. Você pode ajustar as configurações do documento permitindo acesso a outras pessoas ou apenas enviar um link com endereço para o arquivo.
Ao compartilhar, você pode selecionar opções e permitir que a pessoa possa ver, comentar ou editar o conteúdo.
Nesse ponto, vale ressaltar que é possível regular o acesso a documentos on-line, deixando-os em modo restrito. Esse recurso é útil para empresas e de modo a aumentar a segurança de informações corporativas.
Integração
O Google Docs faz parte do Google Workspace, por isso, está integrado a outros aplicativos dessa plataforma, como Planilhas, Apresentação de Slides e Formulários. Isso facilita o compartilhamento de dados e a importação de conteúdo de um documento para outro.
Logo, se o setor de marketing faz uma pesquisa de mercado usando o Google Forms, o programa gera resultados organizados em uma Planilha do Google automaticamente, que depois podem ser importados para um documento de texto para criação de um formulário.
Todos os arquivos ficam disponíveis e salvos no mesmo lugar, no Drive, viabilizando o ganho de tempo da equipe e facilidade para consultar e armazenar informações.
Quais são os diferenciais do Google Docs?
Para além de uma ferramenta de edição de documentos padrão, o Google Docs oferece recursos de Inteligência Artificial (IA) para melhorar a experiência do usuário, permitindo obter insights na escrita de texto, melhorar o conteúdo escrito e traduzir documentos, por exemplo.
Confira, a seguir, alguns recursos inteligentes que você pode usar no Google Docs!
Atalhos e recursos de usabilidade
O Google Docs oferece uma ampla gama de atalhos de teclado que podem acelerar o processo de edição e formatação de documentos. Além disso, conta com uma interface intuitiva e recursos de formatação flexíveis, facilitando a criação de documentos com aparência profissional.
Smart Compose
O recurso “Smart Compose” sugere termos para completar frases enquanto digitamos. As sugestões são feitas com base em bilhões de frases e, a partir do Machine Learning, a ferramenta consegue aprender com o usuário e indicar palavras e termos mais adequados.
Explorar
A ferramenta “Explorar” oferece sugestões contextuais relevantes enquanto você trabalha no documento, como:
- links para pesquisa;
- informações adicionais sobre tópicos específicos;
- sugestões de imagens relacionadas.
Para usar o recurso, vá em “Ferramentas” e depois em “Explorar”. Ou, use as teclas Ctrl+Alt+Shift+I.
Dicionário integrado
O Google Docs inclui um dicionário integrado que permite pesquisar o significado e a definição de palavras diretamente no documento. Isso serve para verificar a ortografia e melhorar a precisão do texto.
Para usar o dicionário, basta ir em “Ferramentas” > “Dicionário”. Ou, usar as teclas Ctrl+Shift+Y do teclado.
Edições no documento
Com o recurso “Histórico de versos” no menu “Editar” do Google Docs, é possível comparar diferentes versões de um documento e visualizar as alterações feitas. Isso é útil para colaboração, revisão de documentos e controle de versões.
Para acessar a ferramenta, basta ir em “Arquivo” > “Histórico de versões” > “Ver histórico de versões”. Ou use as teclas Ctrl+Alt+Shift+H.
Comparação de documentos
Além das visualizações de edições feitas no próprio documento, é possível comparar o arquivo com outro documento para encontrar alterações, semelhanças ou diferenças entre os conteúdos.
Para isso, basta ir em “Ferramentas”, depois em “Comparar documentos” e selecionar, em seu Drive, o documento que deseja comparar com o seu arquivo docs.
Tradução de documentos
O Google Docs conta com um recurso de tradução integrado que permite traduzir o conteúdo de um documento para vários idiomas. Isso pode servir para trabalhar com colaboradores ou clientes internacionais.
Para traduzir um documento, vá em “Ferramentas” e depois em “Traduzir documento”.
Digitação por voz
Por fim, a IA do Google permite a escrita de texto por comandos de voz. Assim, se você não puder digitar uma ideia, pode apenas solicitar a digitação por voz e a ferramenta realizará a transcrição do texto.
Para ativar o recurso, vá em “Ferramentas” e depois em “Digitação por voz”. Ou use o teclado: Ctrl+Shift+S.
Qual o futuro da IA no Google Docs?
A proposta do Google, divulgada em março de 2023, é que a Inteligência Artificial vá além do que citamos até aqui, permitindo que, com poucos comandos, os usuários solicitem a reescrita, edição e resumo do conteúdo, além da criação de briefings e outros tipos de textos no Google Docs.
Para isso, será necessário apenas digitar o comando no documento para a IA gerar um resumo, editar um texto ou reescrever um conteúdo automaticamente.
Por enquanto, essa atualização está sendo testada por empresas selecionadas e, em breve, estará disponível para todos os usuários do Google Workspace.
Como falamos, o Google Docs é uma solução que faz parte do Google Workspace, uma plataforma completa para todos os tipos de empresa, que tem como pilar produtividade e colaboração e é 100% na nuvem.
O Docs é uma ferramenta moderna, completa e inteligente que ajudará sua empresa a gerenciar documentos de forma otimizada e eficiente. Ela favorece o compartilhamento e a colaboração, permitindo que equipes trabalhem juntas e de forma próxima, além de garantir que as informações corporativas fiquem salvas e seguras na nuvem Google.
Para isso, é preciso contar com empresas especializadas no assunto, como a SantoDigital, organização parceira, certificada e premiada pela Google, sendo referência em serviços de implementação e migração para a nuvem e para o Google Workspace.
Se você gostou do conteúdo, entre em contato com a SantoDigital e prepare-se para dar um passo rumo à transformação digital!
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